Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Marco normativo y alcance

En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, Balto adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el derecho fundamental de Habeas Data a todos los usuarios, clientes, clínicas aliadas, médicos veterinarios y tutores de mascotas.

Esta política aplica a todas las bases de datos personales que sean objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión por parte de Balto en el desarrollo de sus operaciones digitales tanto a través del sitio web, paneles administrativos y aplicaciones móviles (iOS y Android).

2. Definiciones clave

Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones legales:

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (tutores de mascotas, médicos veterinarios, administradores de clínicas y usuarios de la app).
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este contexto, Balto actúa como Responsable respecto a los usuarios directos de su ecosistema.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios rectores del tratamiento

Balto aplica de manera estricta los principios legalmente consagrados:

• Principio de Legalidad: El tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima comunicada al titular.
• Principio de Libertad: Solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos no están disponibles indiscriminadamente en internet ni se comercializan.
• Principio de Seguridad: Se adoptan medidas técnicas y administrativas para evitar adulteración, pérdida o acceso indebido.
• Principio de Confidencialidad: Todo el personal involucrado tiene deber estricto de reserva profesional.

4. Autorización del titular

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de Balto requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual se obtiene mediante mecanismos digitales (casillas de verificación, registro en app móvil o panel web, y aceptación explícita de términos) que permiten su posterior consulta y trazabilidad.

5. Finalidades específicas del tratamiento

Los datos personales recolectados en las bases de datos de Balto son tratados para los siguientes fines:

• Creación y administración de perfiles de usuario (médicos veterinarios, personal clínico y tutores).
• Vinculación digital de tutores con las clínicas y veterinarios tratantes para la consulta de historias clínicas.
• Programación, confirmación, reprogramación y seguimiento de citas veterinarias.
• Despacho de alertas de salud preventiva (vacunación, desparasitación y tratamientos médicos) vía notificaciones push o correo.
• Gestión de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
• Facturación, cobro y soporte operativo de los planes suscritos por las clínicas veterinarias.
• Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

6. Tratamiento de datos sensibles y registros clínicos

En Balto reconocemos el valor de la información médica veterinaria y los registros asociados al cuidado animal. Se informa al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles salvo cuando sea indispensable para la correcta prestación del servicio de atención médico-veterinaria o la gestión de emergencias sanitarias.

Las historias clínicas y notas diagnósticas registradas por veterinarios autorizados gozan de reserva profesional y solo pueden ser consultadas por el equipo clínico tratante y el tutor legalmente vinculado a la mascota.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Balto en su condición de Responsable.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Balto.
• Ser informado por Balto, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para el ejercicio de derechos de Habeas Data (PQRS)

Los titulares o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación o supresión a través de los canales oficiales dispuestos por Balto:

Requisitos mínimos de la solicitud:

• Nombre completo y documento de identificación del titular.
• Correo electrónico registrado en la plataforma Balto.
• Descripción clara y precisa de los datos respecto de los cuales busca ejercer el derecho (consulta, actualización, rectificación o supresión).
• Documentos o evidencias que sustenten la solicitud (en caso de rectificación o actualización).

Términos de respuesta legal:

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (Rectificación, actualización o supresión): Serán tramitados en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.

9. Medidas de seguridad y vigencia de las bases de datos

Balto cuenta con protocolos de seguridad de la información, cortafuegos, cifrado TLS en tránsito y cifrado de almacenamiento para evitar la manipulación o acceso no autorizado a las bases de datos.

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al período en que se mantenga activa la relación jurídica o de prestación de servicios entre el usuario y Balto, más el término que dispongan las normativas legales especiales sobre prescripción de acciones y conservación de expedientes médicos veterinarios.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado a los titulares a través de nuestro sitio web y aplicaciones antes de su entrada en vigor.